Servicio
Procesos y responsabilidad
Cuando una tarea depende de que una persona específica esté disponible, no hay proceso: hay una costumbre que funciona mientras esa persona esté.
01 · El problema
El trabajo se sostiene en personas, no en acuerdos
Dos áreas hacen la misma tarea con planillas distintas. Un pedido se pierde entre el correo y el sistema. Nadie sabe exactamente en qué momento se considera terminado un trabajo. Y cuando la persona que conoce el proceso se toma vacaciones, aparece el atraso. Suele describirse como un problema de personas; casi siempre es un límite de proceso que nadie escribió.
Empresas de 30 a 200 personas con operación propia (servicios, producción, logística, distribución) donde el crecimiento agregó traspasos entre áreas que nunca se definieron formalmente.
02 · Qué queremos cambiar
De la costumbre al proceso con dueño
Que cada proceso crítico tenga un mapa de cómo es hoy, un acuerdo sobre cómo será, un responsable nombrado, un procedimiento mínimo y dos o tres indicadores que se puedan mirar sin preparar nada especial.
No prometemos eficiencia ni ahorro. Sin una línea base medida antes de empezar, cualquier cifra de mejora sería inventada. Lo que sí entregamos es la línea base para que la empresa pueda medir después.
03 · Alcance y límites
Qué entra y qué no
Un alcance se entiende mejor por lo que deja fuera. Si algo de la columna derecha es justo lo que necesitas, dilo en la primera reunión y vemos si corresponde a otro trabajo.
Entra
- Selección conjunta de dos o tres procesos críticos. No levantamos toda la empresa.
- Levantamiento con quienes ejecutan el proceso: observación y conversación, no solo entrevista.
- Mapa del proceso actual, incluidos los traspasos y los puntos donde se pierde información.
- Mapa del proceso acordado, con las decisiones que lo cambian y quién las tomó.
- Responsable nombrado por proceso y matriz de roles asociada.
- Procedimiento mínimo: pasos, entradas, salidas y criterio de terminado.
- Dos o tres indicadores por proceso, con su línea base del mes en que se levantó.
- Plan de implementación por etapas, con quién hace qué y en qué orden.
No entra
- Levantamiento de todos los procesos de la empresa.
- Automatización, desarrollo de software o integración de sistemas.
- Selección e implementación de un ERP, CRM o herramienta de gestión.
- Certificación de normas (ISO u otras) o preparación de auditorías.
- Rediseño de la estructura organizacional completa o de la dotación.
- Compromiso de reducción de costos, tiempos o personal.
04 · Cómo se trabaja
Etapas y participación
La columna de participación no es cortesía: si el equipo no puede sostener estas horas, el trabajo no produce nada y conviene saberlo antes.
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Selección de procesos
Elegimos entre dos y tres procesos críticos con el equipo directivo. El criterio es dónde duele y dónde hay volumen, no dónde es más fácil documentar.
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Levantamiento en terreno
Observamos el proceso ocurriendo y conversamos con quienes lo ejecutan, no solo con quien lo supervisa. Se documentan las variantes reales, incluidas las informales.
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Acuerdo sobre el proceso
Sesión de trabajo con las áreas involucradas para acordar el proceso que se va a seguir. Las diferencias se resuelven ahí, no en un documento posterior.
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Procedimiento, indicadores y plan
Escribimos el procedimiento mínimo, definimos dos o tres indicadores con línea base y dejamos un plan de implementación por etapas.
05 · Entregables
Qué queda por escrito
Cinco piezas por proceso. La que más se usa después no es el mapa: es el procedimiento mínimo de dos páginas, porque es el que alguien abre cuando tiene una duda concreta.
- Mapa del proceso actual, con traspasos, decisiones y puntos de pérdida de información señalados.
- Mapa del proceso acordado, con la justificación de cada cambio respecto del actual.
- Matriz de roles: quién ejecuta, quién responde por el resultado, quién debe estar informado.
- Procedimiento mínimo de dos a tres páginas: pasos, entradas, salidas y criterio de terminado.
- Ficha de indicadores con línea base medida en el mes del levantamiento y frecuencia de revisión.
- Plan de implementación por etapas, con responsable y orden.
Todos los documentos se entregan en formato editable y quedan en poder de la empresa. No retenemos archivos ni condicionamos su uso.
06 · Cómo se evalúa el avance
Señales de proceso, no de resultado
Las señales de avance son de adopción del proceso, no de ahorro. La única cifra comparable es la línea base que se mide al levantar; cualquier otra comparación requiere un período posterior que no controlamos.
- Porcentaje de ejecuciones que siguen el procedimiento acordado.
- Existencia de un responsable nombrado y vigente por proceso.
- Traspasos que se completan en el plazo definido.
- Variantes del proceso que persisten después del acuerdo y por qué.
- Indicadores con dato del mes en curso, no del trimestre anterior.
Estas señales describen si el trabajo avanza, no si la empresa gana más. No atribuimos a nuestro trabajo variaciones de venta, margen o dotación: dependen de decisiones y condiciones que no controlamos.
07 · Prueba
Todavía sin caso publicado
No hay un caso publicado de este servicio. Un caso de procesos que se pueda publicar necesita mostrar la línea base y el resultado posterior, y eso exige un período de medición que todavía no hemos cerrado con ningún cliente.
Lo que puedes revisar antes de contratar: la estructura del mapa y del procedimiento mínimo. Son documentos de dos a cuatro páginas y se pueden mostrar con contenido tapado en la primera reunión.
08 · Duración y honorarios
Cuánto toma y de qué depende
Entre 2 y 4 meses por ciclo de dos o tres procesos. Levantar un proceso completo toma entre seis y nueve semanas; el resto es el acuerdo y la escritura del procedimiento.
- Qué mueve el valor
- Cantidad de procesos incluidos; número de áreas y traspasos entre ellas; si hay operación en regiones o turnos; la disponibilidad de las personas que ejecutan el proceso (no de sus jefes); si se requiere observación presencial.
- Cómo se cotiza
- Honorarios a convenir según alcance, acordados por escrito antes de comenzar. No publicamos una tarifa única porque el alcance cambia el trabajo de forma sustancial.
- Forma de pago
- Se acuerda en la propuesta, por etapa y contra entrega de cada documento. No pedimos pago anticipado del proyecto completo.
- Impuestos
- Precios finales con IVA incluido (19 %)
09 · Preguntas
Preguntas sobre este servicio
Las dudas que aparecen en la primera reunión de este trabajo en particular.
¿Cuántos procesos pueden levantar?
Dos o tres por ciclo. Levantar más en el mismo plazo produce mapas que nadie usa. Si la empresa necesita cubrir más, se hace en ciclos sucesivos con el equipo interno continuando el trabajo.
¿Nos van a prometer una reducción de costos?
No. Sin una línea base medida antes de empezar, cualquier cifra de ahorro sería inventada. Lo que hacemos es dejar la línea base y los indicadores para que la empresa pueda medir el efecto por su cuenta, con su propio criterio.
¿Esto reemplaza la implementación de un ERP?
No, y conviene hacerlo antes. Un sistema mal parametrizado sobre un proceso que nadie acordó reproduce el desorden más rápido. Si ya hay un ERP en curso, el levantamiento sirve para definir qué debe hacer el sistema; no lo configuramos.
¿Qué pasa con las personas que ejecutan el proceso?
Participan desde la etapa 02. El levantamiento se hace con ellas, no sobre ellas, porque son las únicas que conocen las variantes reales. Si el objetivo del dueño es usar el mapa para reducir personal, lo decimos en la primera reunión y no tomamos el trabajo.
¿El procedimiento queda como un manual grande?
No. Dos o tres páginas por proceso: pasos, entradas, salidas y criterio de terminado. Un manual de cuarenta páginas no se lee en el puesto de trabajo, y un procedimiento que no se lee no existe.
Siguiente paso
Conversemos sobre tu desafío
Treinta minutos para entender la situación y decirte si este servicio es el que corresponde. Si no lo es, también te lo decimos.